Instrucciones Generales para los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR)

Propósito de los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Se usa el Formulario W-3 (PR), Transmisión de Comprobantes de Retención, para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR, Comprobante de Retención, a la SSA . Asegúrese de completar un Formulario W-3 (PR) para el año correcto y de guardar una copia del Formulario W-3 (PR) en sus archivos.

Use el Formulario W-3C (PR), Transmisión de Comprobantes de Retención Corregidos, para transmitir uno o más Formularios 499R-2c/W-2cPR, Corrección al Comprobante de Retención, a la SSA aun cuando presente el Formulario 499R-2c/W-2cPR únicamente para corregir el nombre o número de Seguro Social ( SSN, por sus siglas en inglés) de un empleado.

Los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) no se usan para cumplir con los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para más información sobre los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico, visite Hacienda.pr.gov .

Precaución: No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos. Si declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), y el Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios y retención de impuestos), para declarar la retención de impuestos federales sobre los ingresos, además de cualquier otro impuesto sobre la nómina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para más información sobre cómo declarar ingresos sujetos a impuestos federales sobre los ingresos.

Quién tiene que presentar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Los empleadores y otros pagadores tienen que presentar el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR, y el Formulario W-3C (PR) para transmitir Formularios 499R-2c/W-2cPR ante la SSA .

Empleador de empleados domésticos. Tiene que presentar un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/ W-2PR para un solo empleado doméstico. Marque el recuadro Doméstico en el encasillado a del Formulario W-3 (PR). Para más información, vea el Anexo H (Formulario 1040) y sus instrucciones por separado. Tiene que tener un número de identificación del empleador ( EIN, por sus siglas en inglés). Vea Encasillado c: Número de identificación del empleador ( EIN ), más adelante.

Quién puede firmar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Por lo general, los empleadores tienen que firmar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR). Sin embargo, un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) (o usar su número de identificación personal ( PIN, por sus siglas en inglés) en las presentaciones electrónicas) en nombre del empleador o del pagador sólo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:

• Está autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por escrito o implícito) válido conforme a la ley estatal y

• Escribe “Por (nombre del pagador)” junto a la firma (sólo para los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que se presentan en papel).

Precaución: El usar un agente declarante u otro tercero proveedor de servicio de nómina no exime al empleador de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) sean presentados ante la SSA correctamente y a tiempo.

Si un remitente autorizado firma por el pagador, éste último es responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y está sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Asegúrese de que el nombre y el EIN del pagador sean los mismos que aparecen en el Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador; o en el Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Domésticos, presentados por el empleador o en nombre del empleador.

Firma. Firme y feche este formulario e incluya también su cargo. Escriba el número de teléfono y el nombre de la persona de contacto del empleador, con quien nos podemos comunicar, en los encasillados que piden la información de la persona de contacto. También incluya el número de teléfono del empleador, el número de fax del empleador y la dirección de email del empleador para recibir correo electrónico (si la tiene).

Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3 (PR). Si presenta por medio de papel o electrónicamente, tiene que presentar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR) a más tardar el 1 de febrero de 2027 ante la SSA . Quizás tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente fuera de plazo.

Nota: Consulte con el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico para obtener las fechas de presentación de las declaraciones informativas puertorriqueñas.

Cuándo se tiene que presentar el Formulario W-3C (PR). Presente el Formulario W-3C (PR) lo antes posible después de haber descubierto un error. Además, provéale a sus empleados copias del Formulario 499R-2c/W-2cPR cuanto antes.

Adónde enviar Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) en pa- pel. Envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la página entera del Formulario W-3 (PR) a:

Si envía su Formulario W-3 (PR) a

través de...

Entonces envíelo a la siguiente

dirección:

Correo regular Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001

Correo certificado Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0002

Un servicio de entrega privado aprobado por el IRS

Social Security Administration Direct Operations Center Attn: W-2 Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Consejo: Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS .

Adónde enviar Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) en papel. Si usa el Servicio Postal de los EE. UU. ( USPS, por sus siglas en inglés) (que no sea correo certificado), envíe todos los Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:

4 Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

Social Security Administration Direct Operations Center P.O. Box 3333 Wilkes-Barre, PA 18767-3333

Si usa un servicio de entrega privado aprobado por el IRS correo certificado a través del USPS, envíe sus Formularios 499R-2c/W-2cPR y W-3C (PR) a la siguiente dirección:

Social Security Administration Direct Operations Center Attn: W-2c PR Process 1150 E. Mountain Drive Wilkes-Barre, PA 18702-7997

Precaución: No envíe efectivo, cheques, giros ni otras clases de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR, 499R-2c/ W-2cPR, ni los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR) que envíe a la SSA . Los formularios de impuestos sobre la nómina (por ejemplo, el Formulario 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos formularios se tienen que enviar al IRS .

Precaución: Si tiene que presentar 10 o más declaraciones informativas en un año natural ante la SSA, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR, tiene que presentarlas usando medios electrónicos. Vea Presentación electrónica ( e-file ), más adelante.

Cómo enviar formularios. Prepare y presente los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfabético por el apellido del empleado o en orden numérico por el SSN del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los Formularios 499R-2/ W-2PR entre sí. Asegúrese de no doblar dichos formularios. Envíelos a la SSA en un sobre estándar. Si presenta más de una clase de formulario para los impuestos sobre la nómina, agrupe todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase con un Formulario W-3 (PR) por separado para cada misma clase y envíelos en grupos separados. No imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuración para imprimir en ambas caras del papel.

Cómo se presenta el Formulario W-3C (PR). Si presenta el Formulario W-3C (PR) en papel, trate de escribir a máquina todos los datos y asegúrese de que todas las copias sean perfectamente legibles. Si utiliza la computadora para llenar el formulario, escriba todos los datos en tinta oscura o negra y en fuente Courier de tamaño 12, si es posible.

Si alguna partida indica un cambio de dólares y una de las cantidades en cuestión es cero, anote “-0-”. No deje en blanco el encasillado. Escriba en paréntesis las cantidades negativas (disminuciones) en la tercera columna del Formulario W-3C (PR).

Presentación electrónica ( e-file ). La SSA le recomienda a todos los empleadores presentar electrónicamente. La presentación electrónica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la precisión en los documentos. Si tiene que presentar 10 o más declaraciones informativas en un año natural ante la SSA, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR, tiene que presentarlas usando medios electrónicos. Usted puede incurrir en una multa si no presenta los formularios por medios electrónicos cuando se requiera que lo haga.

Consejo: Es preferible que presente los formularios ante la SSA electrónicamente aunque presente menos de 10 Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.

Precaución: La Taxpayer First Act of 2019 (Ley del Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autorizó al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que disminuyen el límite de declaraciones presentadas electrónicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisión Tributaria 9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmendó los reglamentos de la sección 301.6011-2 para cambiar las reglas de

presentación electrónica para los Formularios 499R-2/W-2PR y los Formularios 499R-2c/W-2cPR.

La página web de BSO de la SSA hace que la presentación electrónica sea fácil al proveer dos maneras para presentar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR) o el Formulario 499R-2c/W-2cPR y el Formulario W-3C (PR).

• Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o 25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR a la vez, puede usar BSO para crearlos en Internet. BSO le guía sobre el proceso de cómo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/ W-2cPR, cómo guardarlos e imprimirlos y cómo enviarlos a la SSA cuando esté listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus empleados. BSO genera el Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR) automáticamente según los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que esté transmitiendo.

• Si necesita presentar más de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o más de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opción Carga de archivos de salarios de BSO podría ser la mejor opción de presentación electrónica para su negocio u organización. Para obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar esta opción, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en SSA.gov/employer . Seleccione Publications & Forms (Publicaciones

y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la presentación electrónica de Formularios W-2 y W-2c), y luego seleccione el documento correspondiente. Esta información también está disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaración de Empleadores al 800-772-6270 (800-325-0778, si es usuario de equipo TTY ).

Precaución: Si presenta los formularios por medios electrónicos, no presente los mismos formularios en papel.

Para más información sobre la presentación electrónica de Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR), o Formularios 499R-2c/W-2cPR y Formularios W-3C (PR), ante la SSA, visite la página de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para empleadores sobre la presentación de Formularios W-2) en SSA.gov/employer .

Precaución: El sistema de presentación electrónica ( e-file ) ofrecido por la SSA en su página web de BSO es un sistema independiente del sistema de presentación electrónica para empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico. Para información sobre los requisitos de presentación electrónica de formularios ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico, visite Hacienda.pr.gov .

Exención de presentación electrónica. Si usted tiene el requisito de presentar electrónicamente, puede solicitar una exención de presentar declaraciones informativas por medios electrónicos completando el Formulario 8508, Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para la exención de la presentación de declaraciones informativas por medios electrónicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 días antes de la fecha de vencimiento para la presentación del Formulario 499R-2/W-2PR o 45 días antes de la presentación de su primer Formulario 499R-2c/W-2cPR. Vea el Formulario 8508 para información sobre la presentación de este formulario.

Cómo hacer correcciones. Use el Formulario W-3C (PR) para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR o para hacer correcciones a un Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente ante la SSA . Para más detalles sobre cómo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando el Formulario W-3C (PR), vea Instrucciones Específicas para el Formulario W-3C (PR), más adelante.

Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para información sobre cómo cumplir con los requisitos de presentación ante el Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico.

Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026) 5