Instrucciones — 2026 Inst W-3 and W-3C (PR) (PDF)

Precaución: Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen exenciones para los impuestos estatales puertorriqueños sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos sobre la nómina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos personales y sobre la nómina.

El Formulario W-3 (PR) es leído por máquinas; por lo tanto, escriba a máquina, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Envíe la página entera del Formulario W-3 (PR) junto con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en dólares, omita el signo de dólar ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).

Consejo: Las cantidades declaradas en formularios relacionados con los impuestos sobre la nómina (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)) deben coincidir con las cantidades declaradas en los encasillados pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay diferencias, el IRS y la SSA podrían comunicarse con usted. Conserve su información de conciliación para futura referencia. Vea Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040), más adelante.

Encasillado a: Clase de Pagador. Marque el recuadro que le corresponda. Marque sólo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador , más adelante, para una excepción). Si le corresponden dos o más recuadros (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”), envíe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3 (PR) por separado.

941. Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le corresponde ninguna otra categoría (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”). Una iglesia o una organización con fines religiosos deberá marcar este recuadro aunque no esté obligada a presentar el Formulario 941 o el Formulario 944. También marcaría este recuadro si en 2026 notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para más información sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las Instrucciones para el Formulario 944.

943. Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y presenta el Formulario 943 y envía el (los) Formulario(s) 499R-2/ W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no agropecuarios, envíe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR de éstos con otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro correspondiente.

944. Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y no corresponde otra categoría (a menos que sea “compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador”).

Doméstico. Marque este recuadro si usted es un empleador de empleados domésticos que envía el (los) Formulario(s) 499R-2/ W-2PR para empleados domésticos y no incluyó los impuestos de empleados domésticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Comp. por enferm. de tercero pagador. Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensación por enfermedad (o declara pagos de compensación por enfermedad hechos por un tercero pagador) que presenta el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con compensación declarada en el encasillado 7 (“Sueldos”). No marque este recuadro si el tercero pagador presenta el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un formulario de resumen. Para obtener información sobre cómo se informa el resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador, vea el Formulario 8922, Third-Party Sick Pay Recap (Resumen de compensación por enfermedad de tercero pagador). Vea la Publicación 15-A para más detalles. Si le corresponde más de un recuadro (por ejemplo, éste y el que es para el Formulario 941), marque ambos recuadros y presente un solo Formulario

W-3 (PR) tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensación por enfermedad.

Sólo empleados Medicare . Marque este recuadro si se trata de una agencia gubernamental con empleados sujetos solamente al impuesto del Medicare .

Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos. Anote el número de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que envía con este Formulario W-3 (PR). No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.

Encasillado c: Número de identificación del empleador ( EIN ). Anote el número de nueve dígitos asignado a usted por el IRS . Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943 o 944 o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a) (1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado.

Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR), escriba “ Applied for ” (Solicitado) en el encasillado c ; no escriba su SSN . Puede obtener un EIN solicitándolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Español ) o enviando el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador ( EIN ), por correo o por fax al IRS .

Encasillados d y e: Nombre y dirección del empleador. Anote el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus Formularios 941, 943 o 944 o en el Anexo H (Formulario 1040)), número y calle, ciudad, estado y código postal ( ZIP ).

Encasillado f: Otro número de identificación del empleador usado este año. Si ha usado un EIN (incluyendo el número de un dueño anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el año 2026, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3 (PR), anote aquí el otro EIN que usó. Normalmente, los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el encasillado f . Si un agente declara en nombre de más de un empleador, deje el encasillado f en blanco.

Persona de contacto, número de teléfono, número de fax y di- rección de correo electrónico del empleador. Facilite esta información para que la pueda usar la SSA . Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico ( email ) que se solicitan son del empleador. La SSA notificará al empleador por correo electrónico o correo postal para que corrija y vuelva a presentar los informes a partir de la información facilitada en el Formulario W-3 (PR).

Precaución: Los proveedores de servicios de nómina deben anotar la información de su cliente en esos espacios.

Encasillados 1 a 4 y 6 a 16. Anote las cantidades de los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que envíe con este Formulario W-3 (PR).

Encasillado 13. Además de incluir la retención del impuesto del Medicare, también incluya en este encasillado la cantidad total de la retención del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea más información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare ), disponible en IRS.gov/ADMTfaqs .

Conciliación de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040) Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3 (PR) para el año 2026 con las cantidades correspondientes totales para el año indicadas en los Formularios 941 trimestrales o los Formularios 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040) anuales. Cuando existen discrepancias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943 y 944

6 Inst. para los Form. W-3 (PR) y W-3C (PR) / Inst. for Forms W-3 (PR) and W-3C (PR) (en-sp) (2026)

y el Anexo H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales discrepancias.

Precaución: Para reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los Formularios 941, 943 y 944 y el Anexo H (Formulario 1040):

Asegúrese de que las cantidades declaradas en el Formulario W-3 (PR) sean los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
Se deben conciliar, por medio de comparación, las cantidades declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades declaradas en las líneas correspondientes de los Formularios 941 trimestrales (o los Formularios 943 o 944 y el Anexo H (Formulario

anuales) en las siguientes partidas:

Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al impuesto del Seguro Social (encasillados 10, 12a y 14 ). El Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en los Formularios 941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040) sólo del año actual. Si los ajustes declarados en los Formularios 941, 943, 944 o en el Anexo H (Formulario 1040) incluyen cantidades correspondientes a un año anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un año anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) del año actual.
Los impuestos del Seguro Social y del Medicare (encasillados 11 y 13 ). Las cantidades indicadas en los Formularios 941 trimestrales (o los Formulario 943, 944 o el Anexo H (Formulario

anuales), que incluyen los ajustes del año actual, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3 (PR).

Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no concuerdan por razones válidas. Si no concuerdan, usted deberá verificar que las razones sean válidas. Conserve su conciliación en caso de que el IRS - la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.