SECTION 4. GENERAL RULES FOR FILING FORMS W-2 (COPY A) ELECTRONICALLY OR ON
Internal Revenue Bulletin 2005-38 · 2026-10-03 edition · updated 2026-10-04 · United States
MAGNETIC DISKETTE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
Part B. Specifications for Substitute Forms W-2 and W-3
SECTION 1A. SPECIFICATIONS FOR RED-INK SUBSTITUTE FORM W-2 (COPY A) AND FORM W-3
FILED WITH THE SSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 567
SECTION 1B. SPECIFICATIONS FOR LASER-PRINTED SUBSTITUTE FORM W-2 (COPY A) AND FORM
W-3 FILED WITH THE SSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 569
SECTION 2. REQUIREMENTS FOR SUBSTITUTE FORMS FURNISHED TO EMPLOYEES (COPIES B, C,
AND 2 OF FORM W-2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 570
Part C. Additional Instructions
SECTION 1. ADDITIONAL INSTRUCTIONS FOR FORM PRINTERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
SECTION 2. INSTRUCTIONS FOR EMPLOYERS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 573
SECTION 3. OMB REQUIREMENTS FOR BOTH RED-INK AND LASER-PRINTED SUBSTITUTE FORMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
SECTION 4. COPIES OF FORMS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
SECTION 5. EFFECT ON OTHER DOCUMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 574
Part A. General
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