SEC. 6. FORM 4419, APPLICATION FOR FILING INFORMATION RETURNS
Internal Revenue Bulletin 2004-33 · 2026-10-03 edition · updated 2026-10-04 · United States
ELECTRONICALLY/MAGNETICALLY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218
SEC. 7. TEST FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219
SEC. 8. FILING OF INFORMATION RETURNS MAGNETICALLY AND RETENTION REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 220
SEC. 9. DUE DATES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
SEC. 10. REPLACEMENT MAGNETIC MEDIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221
SEC. 11. CORRECTED RETURNS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222
SEC. 12. EFFECT ON PAPER RETURNS AND STATEMENTS TO RECIPIENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
SEC. 13. COMBINED FEDERAL/STATE FILING PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226
SEC. 14. PENALTIES ASSOCIATED WITH INFORMATION RETURNS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 228
SEC. 15. STATE ABBREVIATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
SEC. 16. MAJOR PROBLEMS ENCOUNTERED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 229
PART B. ELECTRONIC FILING SPECIFICATIONS
SEC. 1. GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
SEC. 2. ADVANTAGES OF FILING ELECTRONICALLY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
SEC. 3. ELECTRONIC FILING APPROVAL PROCEDURE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231
SEC. 4. TEST FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
SEC. 5. ELECTRONIC SUBMISSIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232
SEC. 6. PIN REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
SEC. 7. ELECTRONIC FILING SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
August 16, 2004 212 2004–33 I.R.B.
SEC. 8. CONNECTING TO THE FIRE SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
SEC. 9. COMMON PROBLEMS AND QUESTIONS ASSOCIATED WITH ELECTRONIC FILING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 235
PART C. MAGNETIC MEDIA FILING SPECIFICATIONS
SEC. 1. TAPE CARTRIDGE SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
SEC. 2. 3 1 /2-INCH DISKETTE SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236
PART D. RECORD FORMAT SPECIFICATIONS AND RECORD LAYOUTS
SEC. 1. GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
SEC. 2. TRANSMITTER “T” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237
SEC. 3. TRANSMITTER “T” RECORD — RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240
SEC. 4. PAYER “A” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241
SEC. 5. PAYER “A” RECORD — RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
SEC. 6. PAYEE “B” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 251
(1) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 (2) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098–E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 (3) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098–T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259 (4) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 (5) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 261 (6) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 (7) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–CAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 (8) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–DIV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265 (9) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 (10) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–H . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 (11) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–INT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 (12) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–LTC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 (13) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–MISC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271 (14) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–OID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 272 (15) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–PATR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 (16) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–Q . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 (17) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 (18) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 (19) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–SA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 (20) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 (21) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498–ESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 (22) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498–SA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 (23) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form W–2G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283
SEC. 7. END OF PAYER “C” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 285
SEC. 8. STATE TOTALS “K” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286
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