SEC. 6. FORM 4419, APPLICATION FOR FILING INFORMATION RETURNS
Internal Revenue Bulletin 2003-30 · 2026-10-03 edition · updated 2026-10-04 · United States
ELECTRONICALLY/MAGNETICALLY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
SEC. 7. TEST FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
SEC. 8. FILING OF INFORMATION RETURNS MAGNETICALLY AND RETENTION REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
SEC. 9. DUE DATES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
SEC. 10. REPLACEMENT MAGNETIC MEDIA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
SEC. 11. CORRECTED RETURNS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
SEC. 12. EFFECT ON PAPER RETURNS AND STATEMENTS TO RECIPIENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
SEC. 13. COMBINED FEDERAL/STATE FILING PROGRAM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149
SEC. 14. PENALTIES ASSOCIATED WITH INFORMATION RETURNS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
SEC. 15. STATE ABBREVIATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
SEC. 16. MAJOR PROBLEMS ENCOUNTERED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
PART B. ELECTRONIC FILING SPECIFICATIONS
SEC. 1. GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
SEC. 2. ADVANTAGES OF FILING ELECTRONICALLY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
SEC. 3. ELECTRONIC FILING APPROVAL PROCEDURE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
SEC. 4. TEST FILES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
SEC. 5. ELECTRONIC SUBMISSIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
SEC. 6. PIN REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
SEC. 7. ELECTRONIC FILING SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
SEC. 8. DIAL-UP NETWORK/BROWSER SPECIFICATIONS (WEB INTERFACE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
SEC. 9. COMMUNICATIONS SOFTWARE SPECIFICATIONS (TEXT INTERFACE) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
SEC. 10. MODEM CONFIGURATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
SEC. 11. COMMON PROBLEMS AND QUESTIONS ASSOCIATED WITH ELECTRONIC FILING . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
PART C. MAGNETIC MEDIA SPECIFICATIONS
SEC. 1. TAPE CARTRIDGE SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
SEC. 2. 3 1 /2-INCH DISKETTE SPECIFICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
PART D. RECORD FORMAT SPECIFICATIONS AND RECORD LAYOUTS
SEC. 1. GENERAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
SEC. 2. TRANSMITTER “T” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
SEC. 3. TRANSMITTER “T” RECORD — RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
SEC. 4. PAYER “A” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
SEC. 5. PAYER “A” RECORD — RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177
SEC. 6. PAYEE “B” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178
2003-30 I.R.B. 135 July 28, 2003
(1) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 (2) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098–E . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 (3) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1098–T . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 (4) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187 (5) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–B . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188 (6) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–C . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 (7) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–CAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 (8) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–DIV. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 (9) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 (10) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–H . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 (11) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–INT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 (12) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–LTC. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 (13) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–MISC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 (14) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–MSA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199 (15) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–OID. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201 (16) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–PATR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 (17) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–Q . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 (18) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 (19) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 1099–S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208 (20) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 (21) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498–ESA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 (22) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form 5498–MSA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 (23) Payee “B” Record — Record Layout Positions 544–750 for Form W–2G . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
SEC. 7. END OF PAYER “C” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
SEC. 8. STATE TOTALS “K” RECORD — GENERAL FIELD DESCRIPTIONS AND RECORD LAYOUT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
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