Notice 940 (sp) — Why Do I Have to File Form W-4 with My Employer? (Spanish version)

Official source: IRS Forms, Instructions & Publications (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/n940sp.pdf), retrieved 2026-10-03. U.S. Government work (17 U.S.C. § 105).

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(Rev. agosto de 2024)

Department of the Treasury Internal Revenue Service

Este aviso ha sido preparado con el propósito de informarle por qué tiene que completar y entregar a su empleador un Formulario W-4, Certificado de Retenciones del Empleado (o el Formulario W-4, en inglés), cada vez que comienza a trabajar en un nuevo empleo, cuando su situación personal o financiera cambia o cuando desea calcular su retención con mayor precisión. Si desea obtener información más reciente sobre el Aviso 940, como legislación tributaria promulgada después de que éste se ha enviado a imprenta, acceda a IRS.gov/FormW4SP .

Pago del impuesto. El impuesto federal sobre el ingreso se paga a medida que se devengue o se reciba el ingreso. Esto significa que tiene que pagar este impuesto cada vez que su empleador le pague lo que ha ganado.

Retención del impuesto sobre los ingresos. Por lo general, durante todo el año, su empleador retendrá de sus ingresos el impuesto que tiene que pagar y se lo enviará al Servicio de Impuestos Internos ( IRS, por sus siglas en inglés). De esta manera, cuando termine el año, habrá pagado todo, o casi todo, su impuesto sobre sus ingresos. Si no se le retiene una cantidad suficiente, por lo general, adeudará impuestos cuando presente su declaración de impuestos y puede estar sujeto a una multa. Por lo tanto, le conviene que se le retenga el impuesto a lo largo del año para evitar tener que hacer un pago grande al presentar su declaración de impuestos. Sin embargo, tampoco es conveniente que se le retenga una cantidad excesiva de impuestos porque, aunque reciba un reembolso grande al final del año, ésta no es una buena manera de ahorrar. Es más, perderá dinero porque, por lo general, el IRS no paga intereses sobre retenciones en exceso.

Ingresos sujetos a impuestos. Todos los ingresos de sueldos, salarios, propinas y otras compensaciones que reciba por trabajar (por ejemplo, ingresos del trabajo por cuenta propia) están sujetos al pago del impuesto. Sin embargo, la ley le permite restar de sus ingresos algunas cantidades antes de calcular el impuesto. Estas cantidades incluyen ciertos ajustes que puede hacerle a su ingreso, así como la deducción estándar (o las deducciones detalladas, si éstas son mayores que la cantidad de la deducción estándar). Al restar de su ingreso estas cantidades, obtendrá la cantidad sobre la cual tendrá que pagar el impuesto. Puede encontrar información detallada acerca de éstos y otros temas relacionados con el impuesto federal sobre el ingreso en la Publicación 17, El Impuesto Federal sobre los Ingresos; acceda a IRS.gov/Pub17SP .

Ingresos que no provienen de sueldos ni salarios. Si tiene ingresos que no provienen de sueldos ni salarios, como ingresos por dividendos o ganancias de capital, o sus ingresos están sujetos a impuestos adicionales, como el Impuesto Adicional del Medicare, considere hacer pagos del impuesto estimado utilizando el Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado Personal. De lo contrario, podría adeudar impuestos adicionales. Si recibió ingresos por concepto de pensión o anualidad, vea la Publicación 505, Tax Withholding and Estimated Tax (Retención de impuestos e impuesto estimado) para saber si tiene que ajustar su retención en el Formulario W-4 o en el Formulario W-4P, Withholding Certificate for Periodic Pension or Annuity Payments (Certificado para la retención de impuestos sobre los pagos periódicos de pensiones o anualidades).

¿Cuánto retendrá mi empleador de mi sueldo o salario? Usted es responsable de informarle a su empleador la cantidad del impuesto que le tiene que retener. Cuando obtiene un empleo, una de las primeras cosas que le piden es que complete un Formulario W-4. Si después necesita cambiar la información que indicó en el formulario, complete un nuevo formulario y entrégueselo a su empleador. El formulario y las hojas de trabajo incluidas le ayudarán a aumentar o reducir la cantidad del impuesto que le retendrán de su sueldo o salario. Si no le entrega un Formulario W-4 debidamente completado a su empleador, es posible que se le retenga una cantidad excesiva de impuestos, ya que la retención se hará como si usted fuera soltero sin reclamar ninguna deducción.

La cantidad del impuesto que le retendrán en su empleo durante el año no será exactamente la misma que calculará en la declaración que presentará al final del año, porque, por lo general, en su empleo le habrán retenido una cantidad mayor o menor de la que adeuda. Por lo tanto, si al preparar la declaración se da cuenta que aún adeuda impuesto, pague la cantidad adeudada al presentar su declaración y, si pagó de más, el IRS le reembolsará la cantidad que pagó en exceso después de que presente la declaración.

¿Cómo completar el Formulario W-4? El Formulario W-4 que usted obtiene en el lugar donde trabaja contiene instrucciones, hojas de trabajo para calcular las deducciones y tablas de impuestos. El Formulario W-4 incluye hojas de trabajo detalladas para ayudarle a calcular la cantidad correcta de deducciones y ajustes a la retención. Puede usar el estimador de retención de impuestos en el sitio web IRS.gov/W4AppSP para ayudarle a completar el Formulario W-4. Acceda al sitio web IRS.gov/FormsPubs para descargar Formularios W-4. De otro modo, puede visitar la página IRS.gov/OrderForms para pedir formularios del año actual y de años anteriores. Recibirá su pedido dentro de 15 días laborables. Se pueden utilizar Formularios W-4 sustitutos creados por el empleador si éste provee las tablas, las instrucciones y las hojas de trabajo incluidas en el Formulario W-4 que está vigente al momento. Los empleadores no pueden aceptar Formularios W-4 que son creados por el empleado; los empleados que entreguen tal formulario, serán tratados como que no entregaron el Formulario W-4. También calcule el crédito tributario por hijos y el crédito por otros

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dependientes que planea reclamar si le corresponden. Para más detalles sobre estos créditos, vea las Instrucciones para el Anexo 8812 (Formulario 1040). También puede incluir otros créditos tributarios, como los créditos tributarios por estudios y el crédito por impuestos extranjeros si le corresponden.

Si planea detallar sus deducciones o hacer ajustes a su ingreso, complete la Hoja de Trabajo para Deducciones para tomar las deducciones que le corresponden. Si es soltero y tiene más de un empleo, o si es casado y su cónyuge trabaja, complete la Hoja de Trabajo para Múltiples Empleos ; así evitará que se le retenga menos impuesto del que tiene que pagar en el año. Vea Personas con múltiples empleos, más adelante.

Después de que haya completado las hojas de trabajo que le correspondan, estará listo para completar el Formulario W-4. En este formulario incluirá su nombre, número de Seguro Social, dirección, estado civil para efectos de la declaración, cantidad del impuesto adicional a retener cuando en la unidad familiar existen múltiples empleos (si le aplica), estimado de deducciones por reclamación de dependientes (si le aplica), deducciones que va a tomar (según lo que anotó en las hojas de trabajo correspondientes) y cualquier cantidad adicional que desea que se le retenga de sus salarios. Si solicita que no se le retenga impuesto, tema explicado a continuación, anote la información requerida en la línea correspondiente.

También puede usar el estimador de retención de impuestos en IRS.gov/W4AppSP . Considere usar el estimador de retención de impuestos si tiene una situación tributaria más complicada, como por ejemplo, si trabaja sólo parte del año, si tiene un cónyuge que trabaja, si tiene más de un empleo, si tiene una cantidad de ingresos no derivados del trabajo aparte de su empleo o si prefiere determinar su retención con mayor precisión. Si usa el estimador, no necesita completar ninguna de las hojas de trabajo del Formulario W-4 para determinar si necesita aumentar o reducir su retención.

Solicitud para que no se le retenga impuesto. Si reúne los requisitos, también puede utilizar el Formulario W-4 para pedirle a su empleador que no le retenga de su salario impuestos federales sobre el ingreso. Esto se puede pedir si ( 1 ) el año pasado usted no tenía obligación tributaria federal y ( 2 ) este año espera no tener obligación tributaria federal. Sin embargo, si el empleado puede ser reclamado como dependiente en la declaración de impuestos de los padres o de otra persona, serán aplicables otras limitaciones adicionales. Además, los salarios, propinas, etc., que reciba están sujetos tanto al impuesto del Seguro Social como al del Medicare . Si cumple con los dos requisitos indicados al principio de este párrafo y desea que no se le retenga impuesto sobre el ingreso, complete un Formulario W-4 para cada año en que esté exento de la retención del impuesto. Para determinar cuándo tiene que completar este formulario, vea el Formulario W-4. Si no lo hace así, le retendrán impuesto como si fuera una persona soltera que no reclama deducciones. Vea las instrucciones del Formulario W-4. Un Formulario W-4 en el cual reclama una exención de la retención es válido únicamente por 1 año calendario. Vea la Publicación 505 para más detalles.

Revise su retención del impuesto. Después de completar y entregar a su empleador un Formulario W-4, necesitará asegurarse de que la cantidad del impuesto que se le retenga sea correcta. Para hacerlo, tiene que comparar la cantidad total del impuesto que se le retendrá en su empleo durante el año con la cantidad total del impuesto que estima que tiene que pagar ese año. Si, después de comparar las dos cantidades, se da cuenta que le están reteniendo impuesto de menos, o de más, tiene que completar y firmar un nuevo Formulario W-4 indicando la cantidad adicional del impuesto que desea que se le retenga o, si desea que se le retenga menos impuesto, la cantidad adicional de deducciones que desea tomar. Vea la Publicación 505 para entender cómo comparar la cantidad que se le retiene con su cantidad total del impuesto estimado para ese año.

Personas con múltiples empleos. Si tiene más de un empleo a la vez, o si está casado y su cónyuge también trabaja, a usted y a su cónyuge le pedirán en cada empleo que completen un Formulario W-4. Calcule el total de deducciones que tiene derecho a reclamar en todos los trabajos utilizando las hojas de trabajo de un solo Formulario W-4 y divida el número de deducciones que va a tomar entre los diferentes empleos. La cantidad de impuestos que le van a retener durante el año usualmente será más precisa cuando toma todas las deducciones en el Formulario W-4 del empleo que recibe el salario más alto y no toma deducciones en los otros Formularios W-4 que entrega en los demás empleos. Vea la Publicación 505 para más detalles.

Extranjero no residente. Si es extranjero no residente, vea el Aviso 1392, Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens (Instrucciones suplementarias del Formulario W-4 para extranjeros no residentes) antes de completar este formulario. Para más información acerca de los procedimientos para la retención de impuestos sobre los ingresos de los salarios de empleados extranjeros no residentes, vea el Aviso 2005-76 que se encuentra en la página 947 del Internal Revenue Bulletin 2005-46 (Boletín de Impuestos Internos 2005-46), disponible en IRS.gov/irb/2005-46_IRB y el artículo titulado Aliens Employed in the U.S. (Extranjeros empleados en los Estados Unidos).

Importante

Hay dos puntos muy importantes relacionados con los impuestos que tiene que tener en cuenta. Éstos son el impuesto estimado y el pago del crédito por ingreso del trabajo.

El primer punto es determinar si tiene o no que hacer un pago del impuesto estimado. El impuesto estimado es el método mediante el cual se paga impuesto sobre los ingresos que no están sujetos a retención en el empleo. Entre éstos se encuentran el ingreso del trabajo por cuenta propia, la compensación recibida por desempleo, así como ingresos de intereses, dividendos,

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pensiones, alquileres, ganancias de capital por la venta de bienes, premios y recompensas. Si recibe una cantidad de éstos u otros ingresos similares, tiene que determinar si está sujeta al pago del impuesto estimado utilizando el Formulario 1040-ES. Por ejemplo, si recibió compensación por desempleo, es posible que tenga que hacer pagos trimestrales del impuesto estimado. Sin embargo, puede optar por que se le retenga impuesto sobre los ingresos. Para más información, vea el Formulario W-4V, Voluntary Withholding Request (Solicitud de retención voluntaria). De lo contrario, es posible que al final del año tenga que pagar más impuesto. Puede obtener el Formulario 1040-ES y sus instrucciones en el sitio web IRS.gov/Form1040ES ; pulse sobre Español .

El segundo punto es determinar si reúne los requisitos para reclamar el crédito por ingreso del trabajo. Quizás reúna los requisitos para recibir este crédito si tanto el total de ingreso que reciba por trabajar durante el año como el total de su ingreso bruto ajustado ( AGI, por sus siglas en inglés) es menos de cierta cantidad y, además, tiene un hijo viviendo con usted y cumple con otros requisitos. Puede recibir este crédito cuando presente su declaración de impuestos. La Publicación 596, Crédito por Ingreso del Trabajo ( EIC ), contiene toda la información que necesita para determinar si tiene derecho a recibir este crédito.

Acontecimientos futuros. Si desea informarse sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario W-4, como legislación tributaria promulgada después de que éste ha sido publicado, visite IRS.gov/FormW4SP .

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